Een arbeidsreglement opstellen

Uurroosters

Het arbeidsreglement moet de uurroosters bevatten die toegepast worden in het bedrijf. Je moet je werknemers inlichten over:

• de regelmatige uurroosters,
• de uurroosters van deeltijdse werknemers,
• de uurroosters van opeenvolgende ploegen,
• de flexibele uurroosters,
• de dagen en uren waarop het bedrijf toegankelijk is voor werknemers die erbuiten werken.

Controlemethode van de arbeidstijd

Je kunt een prikklok plaatsen, of een vast uurrooster toepassen. Je controleert zo het aantal uren dat je werknemer presteert en bepaalt op die manier de bezoldiging. De methode die je kiest, moet je in het arbeidsreglement vermelden.

De manier waarop je je werknemers uitbetaalt

Als werkgever ben je vrij om de manier van uitbetaling van het loon van je werknemers te bepalen. Je moet ze wel op voorhand vastleggen in het arbeidsreglement, zodat je werknemers ervan op de hoogte zijn. Vermeld dus zeker:

• de manier van uitbetaling van het loon: per overschrijving, cash etc.,
• de periode van uitbetaling: bijvoorbeeld aan het begin of het einde van de maand,
• de plaats van uitbetaling.

Opzegtermijnen en redenen om een arbeidsovereenkomst zonder vooropzeg of vergoeding te verbreken

Het arbeidsreglement moet duidelijk vermelden:

• welke de opzegtermijn voor werknemers is, en
• welke de dringende redenen zijn die maken dat de arbeidsovereenkomst zonder vooropzeg of vergoeding verbroken kan worden.

Sancties

Het arbeidsreglement moet je werknemers op de hoogte brengen van de sancties die je toepast in het bedrijf. Als die sancties niet correct vermeld zijn, kun je je er later niet op beroepen als je een werknemer een sanctie moet geven omdat die een fout gemaakt heeft.

Gegevens over de organisatie van de eerste hulp in je bedrijf

Het arbeidsreglement moet vermelden hoe de eerste hulp in je bedrijf georganiseerd wordt:

• de plaats waar de persoon te vinden is die de eerste hulp kan verlenen,
• de plaats waar de EHBO-kit zich bevindt, en
• de namen van de dokters die jij aangeduid hebt in geval van een arbeidsongeval.

Jaarlijkse vakanties en verlofdagen

Het arbeidsreglement moet je regeling rond de jaarlijkse vakantie vermelden:

• de duur van de jaarlijkse vakanties,
• de voorwaarden voor de toekenning van de vakantie (heb je zelf niets specifieks, dan verwijs je naar de wetteksten over jaarlijkse vakantie),
• de data van de collectieve jaarlijkse vakantie, als je bedrijf die oplegt.

Gegevens van de diensten ter bescherming van werknemers

De inspectie Toezicht op de Sociale Wetten verzekeren de goede toepassing van de wetten en reglementen. Het arbeidsreglement moet vermelden welke inspectiediensten bevoegd zijn voor je bedrijf.

Om te weten van welke dienst je bedrijf afhangt, raadpleeg je de lijst met directies van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Collectieve arbeidsovereenkomsten en collectieve akkoorden

Vermeld de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden binnen je bedrijf in het arbeidsreglement. Je moet je werknemers op de hoogte brengen van aanpassingen als die zich voordoen.

Affichering van het arbeidsreglement

Geef het arbeidsreglement aan je werknemers en houd altijd een exemplaar ter beschikking. Gebeurt dat niet, dan zijn je werknemers niet gebonden door de bepalingen van het reglement.

Ze moeten het arbeidsreglement op elk ogenblik kunnen raadplegen:

• Geef hen een kopie van het reglement bij hun indiensttreding.
• Tijdens de werktijd: afficheer het arbeidsreglement op een zichtbare en toegankelijke plaats.

Wat moet er in een arbeidsovereenkomst staan?

Identificatie van de partijen

De arbeidsovereenkomst moet de volgende gegevens vermelden:

• de naam en het adres van de werkgever en werknemer, en
• het adres van de werkplek.

Uurroosters

De arbeidsovereenkomst moet ook deze gegevens vermelden:

• de begindatum en eventueel het einde van de tewerkstelling (in geval van bepaalde duur), en
• de duur en de uurroosters.

Taakbeschrijving

Vermeld de taken die de werknemer moet uitvoeren.

Type werknemer

Vermeld het type werknemer dat je aanwerft: bediende, arbeider, student, leerling enzovoort.

Definitie van de verloning

De verloning is een essentieel element in een arbeidsovereenkomst. Je legt het bedrag van het loon vast: het kan een vast maandelijks bedrag of een uur- of stukloon zijn.

De verloning kan meerdere elementen bevatten, zoals het loon zelf of de verplaatsingskosten. De volledige lijst hangt af van het type werkgever en het contract.

Loon

De lonen zijn vastgelegd volgens de activiteitensector: ze worden bepaald door collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s). Als de collectieve arbeidsovereenkomst een minimumloon oplegt, kan je in een individuele arbeidsovereenkomst geen lager loon opleggen.

De nationale arbeidsraad heeft ook een gewaarborgd minimumloon bepaald. Dat bevat ook bedragen uitbetaald in de loop van het jaar, zoals een 13de maand of een eindejaarspremie. De volledige lijst van bedragen hangt af van het type werknemer dat je aanneemt.

Raadpleeg alle bedragen per paritair comité op de pagina ‘Minimumlonen’ (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg).

Verplaatsingskosten

Jouw tussenkomst als werkgever in de vervoerskosten hangt af van de vervoerswijze van je werknemer.

• Spoorwegen: de tussenkomst van de werkgever is verplicht – de afgelegde afstand doet er niet toe.
• Ander openbaar vervoer dan de trein: de tussenkomst van de werkgever is verplicht boven de 5 km.
• Privévoertuig: de tussenkomst van de werkgever is niet verplicht, maar het kan zijn dat er een vergoeding bepaald is op sectoraal of ondernemingsniveau.

Om de bedragen van de tussenkomsten van de werkgevers te raadplegen, ga je naar de pagina ‘Tussenkomst van de werkgever’ (FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg).

Wat moet er op de loonfiche staan?

Identificatie

Naam en adres van de werkgever, naam en voornaam van de werknemer, en de identificatie van de werknemer bij de werkgever.

Periode

De periode die de loonfiche beslaat. Vaak is dat een maand, zoals voor bedienden, uitzendkrachten, studenten enzovoort. Je kunt ook wekelijkse of dagelijkse loonfiches uitreiken.

Geleverde prestaties

De loonfiche moet de prestaties vermelden die je werknemer geleverd heeft. Ook de eenheden moeten erin staan: uren, dagen, maanden, stuks...

Basisloon

Het basisloon, ongeacht de eenheid die je gebruikt om het loon te bepalen (maandloon, uurloon, stukloon, taakloon enz.). 

Brutoloon

Brutobedrag opgenomen in het contract van de werknemer, geïndexeerd (wettelijke verplichting) en verhoogd (naargelang arbeidsovereenkomst, cao, anciënniteit enzovoort).

Verschuldigd bedrag

De verschuldigde bedragen in speciën (exclusief voordelen: wagen, pc enz.):

• voor het geleverde werk,
• als bijkomend loon voor overuren,
• voor de feestdagen en de dagen inhaalrust,
• volgens wettelijke en conventionele verplichtingen voor het behoud van loon bij een schorsing van de uitvoering van het contract, en
• premies enzovoort.

Voordelen in natura

Voordelen in natura worden als loon beschouwd en tellen mee voor de berekening van de socialezekerheidsbijdragen. Ze worden zo precies mogelijk geschat op hun echte waarde of op basis van een forfait.

Inhoudingen voor de sociale zekerheid

Persoonlijke bijdrage van de werknemer aan de sociale zekerheid (RSZ), berekend op het brutobedrag. Ze maakt deel uit van de berekening van de bijdragen in de DmfA-aangifte.

Bedragen die niet onderworpen zijn aan de sociale inhoudingen

Herneemt de verminderingen voor de persoonlijke bijdrage die niet betaald moeten worden aan de RSZ (bijvoorbeeld werkbonus).

Belastbaar bedrag

Herneemt het brutobedrag - de persoonlijke bijdrage + verminderingen zoals de werkbonus.

Bedrag van de bedrijfsvoorheffing

Herneemt de bedrijfsvoorheffing. Die wordt bepaald op basis van het belastbare bedrag, de gezinssituatie van de werknemer enzovoort. Om de bedrijfsvoorheffing van je werknemers te berekenen, gebruik je de sleutelformule op de site van de FOD Financiën of vraag je je boekhouder om hulp.

Niet-belastbare bedragen

Bepaalde bedragen zijn niet onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing (zie sleutelformule hierboven).

Toegekend nettobedrag

Het toegekende nettobedrag = belastbaar bedrag - bedrijfsvoorheffing (+ niet-belastbare bedragen).

Speciale bijdrage sociale zekerheid

Naast de gewone socialezekerheidsbijdragen betalen werknemers een speciale bijdrage. Die varieert naargelang de grootte van het loon van de werknemer en zijn gezinssituatie. In principe ligt het bedrag van de bijdrage vast op basis van het jaarlijks belastbaar inkomen van het gezin. De belastingadministratie voert de definitieve afrekening van deze bijdrage uit bij de berekening van het inkomen van de belastingplichtige. De bedragen die gestort worden aan de RSZ moeten dus gezien worden als voorschotten die in mindering gebracht worden op het jaarlijkse verschuldigde bedrag.

Diverse bedragen

De bedragen die je moet aftrekken, zijn:

• voorschotten,
• persoonlijke deelname aan de maaltijdcheques,
• persoonlijke deelname aan de voordelen in natura (bv. smartphone),
• boetes voorzien in het arbeidsreglement,
• overdracht en beslag van de verloning, en
• terugbetaling kosten: verplaatsing, telewerk enz.

Netto te betalen bedrag in contanten

Herneemt het bedrag dat effectief uitbetaald zal worden aan de werknemer.

Preventie en bescherming op het werk

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers. Je moet preventiemaatregelen nemen in de volgende domeinen:

• Veiligheid op het werk
• Psychosociale risico’s
• Hygiëne op het werk
• Ergonomie
• Bedrijfsgeneeskunde

Heb je een preventieadviseur nodig?

In bedrijven met minder dan 20 werknemers mag je zelf preventieverantwoordelijke zijn. Je moet wel een beroep doen op een bedrijfsarts voor het medische aspect van de preventie.

De taken van een preventieadviseur zijn talrijk en zeer uiteenlopend. Als je dat wenst, kun je een beroep doen op een of meerdere externe adviseurs. Maak een keuze uit de lijst met erkende dienstverleners en sluit een contract af met je gewenste preventiedienst.

Hoeveel kost dat?

De kostprijs van een externe preventiedienst wordt berekend op basis van de hoofdactiviteit en de grootte van je bedrijf. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg heeft een tabel met de verplichte minimumtarieven.

Een arbeidsongevallen­verzekering afsluiten

Je moet je werknemers verzekeren tegen arbeidsongevallen en ongevallen op de weg van en naar het werk. Die verzekering moet je afsluiten bij een erkende verzekeraar.

Fedris, het Federaal Agentschap voor Beroepsrisico’s, heeft een lijst met erkende verzekeraars tegen arbeidsongevallen.

Hoeveel kost dat?

Elke verzekeringsmaatschappij is vrij om haar eigen tarieven te bepalen. Het tarief van de premies hangt grotendeels af van de risico’s in elke sector. Je contacteert er best een paar om de offerte te vinden die het meest beantwoordt aan je behoeften.

Je professionele verzekeringen bijwerken

Werf je iemand nieuw aan? Neem dan contact op met je verzekeraar om je contracten aan te passen.

Je aansluiting bij een belastingkantoor nagaan

Je moet (op voorhand) belastingen betalen op de lonen die je stort: de bedrijfsvoorheffing. Geef het bedrag van de voorheffing online aan via Finprof, een onlinedienst van de FOD Financiën. Controleer ook of je toegang hebt tot deze dienst.

Een werkvergunning vragen voor een buitenlandse werknemer

Als je een werknemer wilt tewerkstellen die uit een lidstaat van de Europese Unie of uit IJsland, Noorwegen, Zwitserland of Liechtenstein komt, hoef je geen werkvergunning aan te vragen.

Wil je een niet-Europese werknemer aannemen? Dan moet je een aanvraag indienen om een buitenlandse werknemer te mogen tewerkstellen.

Toegang tot de diensten van de sociale zekerheid aanvragen

Zodra je een of meer werknemers aangenomen hebt, zal je een reeks aangiften voor hen moeten doen. Bijna alle meldingen en aangiften verlopen via het internet. Daarom heb je een toegang nodig tot de onlinediensten van de sociale zekerheid. Maak een account aan hier op ikwilaanwerven.be om gemakkelijk toegang te krijgen tot de diensten van de sociale zekerheid.

Je aanmelden als werkgever

Word je voor de eerste keer werkgever? Dan moet je je melden bij de RSZ. Dat doe je via Wide, een onlinedienst op het portaal van de sociale zekerheid. Zodra de procedure afgerond is, ontvang je je RSZ-nummer dat je als werkgever identificeert.

Dimona

Als werkgever moet je je werknemer aangeven voordat hij begint te werken. Dit doe je via de Onmiddellijke Aangifte van tewerkstelling (Dimona). Je bent dan helemaal in orde als je een controle zou krijgen.

Meld je aan op de onlinedienst Dimona op het portaal van de sociale zekerheid om de indiensttreding van je werknemer aan te geven. Dimona bestaat ook in een mobiele versie.

Een bank

Je bankier kan je zeker van dienst zijn. Hij of zij kent je zaak al goed, en jullie hebben samen al je financieel plan opgesteld. Je bankier heeft dus de juiste achtergrond om je goede raad te geven als je eraan denkt om een werknemer aan te nemen.

Een boekhouder

Je kunt je personeelsadministratie toevertrouwen aan een boekhouder. Vraag hem of hij je loonfiches kan opstellen of je aangiften voor de sociale zekerheid voor jou kan invullen. Let wel: jij blijft verantwoordelijk voor de aangiften die je boekhouder uitvoert.

Niet alle boekhouders doen personeelsadministratie. Spreek je boekhouder dus zeker aan over die mogelijkheid.

Hoeveel kost dat?

Boekhouders zijn vrij om hun tarieven te bepalen.

Een erkend sociaal secretariaat

Een erkend sociaal secretariaat (ESS) kan je van dienst zijn voor de volgende taken:

• loonadministratie voor jouw rekening: maandelijkse berekening van de verloningen, aangifte en berekening van de bijdragen voor de fiscale administratie en voor de sociale zekerheid (RSZ), verzending van de sociale documenten naar je werknemers,
• inning van de socialezekerheidsbijdragen en de bedrijfsvoorheffing,
• de precieze en correcte overdracht van gegevens naar de Belgische autoriteiten in jouw naam,
• zorgen voor een adviseur voor preventie en bescherming, en een arbeidsongevallenverzekering.

Lijst met sociale secretariaten

Bekijk de lijst op de site van de unie van de sociale secretariaten.

Hoeveel kost dat?

Elk sociaal secretariaat is vrij om zijn eigen prijzen te bepalen. Je vraagt dus best offertes aan om een keuze te kunnen maken.

Dienstverleners

Dienstverleners kunnen je helpen met je personeelsadministratie. Ze zorgen bijvoorbeeld voor de voorbereiding van je loonfiches, je DmfA-aangiften enzovoort.
Bijdragen innen kunnen ze dan weer niet, in tegenstelling tot erkende sociale secretariaten.

Er zijn twee soorten dienstverleners:

• bedrijven die software maken voor je personeelsbeheer,
• bedrijven die zorgen voor het beheer van je personeel zelf.

Opgelet! Als werkgever blijf je eindverantwoordelijk voor de taken die je dienstverlener vervult.

Hoeveel kost dat?

Dienstverleners bepalen vrij hun tarieven. De tarieven hangen af van de prestaties die ze voor jou moeten uitvoeren. Neem rechtstreeks contact met hen op om meer te weten.

Professionele organisaties

Professionele organisaties zijn experten in hun vakgebied. Zij kunnen je dus een schat aan advies en informatie geven, perfect aangepast aan de realiteit van jouw sector. Ze adviseren je ook over het aanwervingsproces.

Regionale contactpunten ondernemen

Brussel, Vlaanderen en Wallonië hebben elk een agentschap dat jou als ondernemer begeleidt in je regio. Zij zijn je aanspreekpunt als je op zoek bent naar lokale subsidies of financiering, maar ook over de aanwerving van personeel geven ze gratis regionaal advies.

• Ondernemen in Brussel? Info Hub.Brussels geeft raad.
• Ondernemen in Vlaanderen? Het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) biedt advies.
• Ondernemen in Wallonië? 1890.be informeert je.

Zelfstandige helper

Een helper staat je bij of vervangt je wanneer dat nodig is, zonder gebonden te zijn door een arbeidsovereenkomst.

Je vindt een lijst met personen die als een helper beschouwd kunnen worden op de website van de FOD Economie.

Hoeveel kost dat?

In principe heb je geen bijkomende kosten voor een zelfstandige helper.

Uitzendkracht

Heb je een tijdelijke werknemer nodig? Je hoeft geen werkgever te worden om een uitzendkracht aan te werven. (De bijzonderheden over uitzendkrachten lees je op het portaal van de sociale zekerheid.)

Het uitzendkantoor stelt een werknemer ter beschikking in voor een financiële vergoeding. Daarin zit het loon van de uitzendkracht, dat niet lager kan zijn dan het loon dat een permanente werknemer in dezelfde functie zou krijgen. Hierbij komen de extra kosten voor die diensten van het uitzendkantoor. De eindafrekening ligt hoger dan de loonkost van een permanente werknemer.
  
Een beroep doen op een uitzendkracht kan interessant zijn voor een prestatie van korte duur of om na te gaan of je onderneming een duurzame tewerkstelling aankan.

Waarin is een uitzendkracht anders?

Het uitzendkantoor stelt tijdelijk een van zijn werknemers ter beschikking. Het blijft de enige werkgever van die uitzendkracht: je werft die werknemer dus niet zelf aan.

Hoeveel kost dat?

Er zullen extra kosten zijn omdat het uitzendkantoor de personeelsadministratie van een werkgever moet doen. Ook de werking van het uitzendkantoor moet worden vergoed.