Formaliteiten als je werkgever bent

Loonfiches overhandigen aan je werknemers

Je bent verplicht om je werknemer een loonfiche te geven. Zo begrijpt hij hoe zijn loon berekend wordt en hoeveel er precies ingehouden wordt op het bedrag dat hij verdiend heeft.

Je bedrijfsvoorheffing aangeven bij de belastingen

De bedrijfsvoorheffing is een belasting die je als werkgever in België moet betalen op de lonen die je toekent en uitbetaalt aan je werknemers. Je houdt de voorheffing in op de bedragen die je betaalt, en stort ze door aan de staat. Nadien wordt die bedrijfsvoorheffing verrekend in de belastingafrekening van je werknemers.

Geef je bedrijfsvoorheffing online aan, via de onlinedienst FinProf van de FOD Financiën. Die is ook te vinden via MyMinfin.

Je voorschotten aan de RSZ storten

Een groot deel van de werkgevers moet voorschotten storten aan de RSZ voor de betaling van de sociale bijdragen en de andere bijdragen die de RSZ int (bijdragen voor bestaanszekerheid, voor het Fonds Sluiting van Ondernemingen, inhouding op het dubbel vakantiegeld...).

De RSZ berekent het bedrag van die voorschotten en geeft dat door aan jou of je sociaal secretariaat. Door je voorschotten te betalen, spreid je het bedrag dat je voor het kwartaal moet betalen, over drie maanden.

Je DmfA-aangifte doen

DmfA is de afkorting van multifunctionele aangifte. In deze kwartaalaangifte geeft elke werkgever de bezoldiging en arbeidstijd van al zijn werknemers door aan de RSZ.

Je moet je DmfA ten laatste doorsturen op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal waarop de aangifte slaat. Bijvoorbeeld: voor het eerste kwartaal (januari-maart) moet je je DmfA ten laatste doorsturen op de laatste dag van de maand april.

Gebruik de onlinedienst DmfA om je aangifte te versturen naar de RSZ.

Je patronale en persoonlijke bijdragen aan de RSZ storten

De werkgeversbijdragen zijn jouw deel van de bijdragen die betaald moeten worden. Deze bijdragen financieren de sociale zekerheid. Je betaalt ze aan de RSZ, die het geld herverdeelt onder de instellingen en organismen van de sociale zekerheid.

De werknemersbijdragen houd jij in op het loon van je werknemers. Je stort ze rechtstreeks door aan de RSZ.

Het bedrag dat je ziet aan het eind van je DmfA-aangifte is het totaalbedrag aan bijdragen dat je moet storten. Let op: je krijgt geen bericht meer om te zeggen dat je moet storten, of om de bankgegevens van de RSZ door te geven. Maak het bedrag uit de DmfA over aan de RSZ op de volgende rekening:

• IBAN: BE63 6790 2618 1108
• BIC: PCHQ BEBB.

Tegen wanneer moet je je bijdragen betalen?

Het verschil tussen het totaal van je maandelijkse voorschotten en het volledige bedrag dat je moet betalen (zoals berekend in je kwartaalaangifte), moet bij de RSZ toekomen uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal.
 

Bouwsector: Je bijdragen voor de getrouwheidszegels aan de PDOK storten

Elke aannemer in de bouwsector moet zich registreren en kwartaalbijdragen storten aan de PDOK (Patronale Dienst voor Organisatie en Kontrole van bestaanszekerheidszegels).

Met de verzamelde bijdragen betaalt de PDOK de arbeiders die in de bouwsector werken een jaarlijkse premie in de vorm van ‘getrouwheidszegels’ uit.

De individuele rekening en de belastingfiche overhandigen aan je werknemers vóór 31 maart van het volgende jaar

Als werkgever moet je een keer per jaar een fiscale fiche opstellen voor elke werknemer. Deze fiche wordt ook inkomstenfiche of fiche 281.10 genoemd. Je werknemers hebben ze nodig om hun belastingaangifte te doen. Je moet de fiche overmaken vóór 31 maart van het volgende jaar.

De samenvattende opgave van de individuele loonfiches doorgeven aan de FOD Financiën

Je moet een samenvattende fiche (‘samenvattende opgave 325’) opstellen voor alle werknemers van je onderneming. Maak ze over aan de belastingadministratie via Belcotax on Web vóór 31 maart van het volgende jaar. Deze samenvatting dient om de belastingaangifte van elke werknemer vooraf in te vullen.

Vakantiegeld aan je werknemers storten (bediende)

Het dubbel vakantiegeld is een bedrag dat de werknemer ontvangt voor zijn hoofdvakantie. Het komt overeen met 92% van zijn brutoloon. In theorie moet je dit bedrag storten op het moment dat je werknemer zijn belangrijkste vakantie neemt, maar de meeste werkgevers storten het vakantiegeld doorgaans in mei.

Het enkel vakantiegeld is het loon dat je betaalt aan je bedienden terwijl ze met vakantie zijn.

Bijdragen voor de jaarlijkse vakantie van arbeiders storten

Het vakantiegeld van arbeiders wordt berekend door de vakantiefondsen. Ze baseren hun berekening op de prestaties van het jaar dat voorafgaat aan de vakantie. In maart krijg je een debetbericht (betaling) van de jaarlijkse vakantie van de arbeiders. 

Je bijdragen voor de herverdeling van de sociale lasten storten (arbeider, bediende)

In het tweede kwartaal van elk jaar is er een herverdeling van de sociale lasten. Kleine werkgevers kunnen een stuk aftrekken van het nettobedrag dat ze moeten betalen voor het tweede kwartaal, terwijl grotere werkgevers een supplement moeten betalen. In de loop van de maand mei ontvang je een melding met het bedrag dat je mag aftrekken of dat je als supplement moet betalen.

Premies voorzien in sommige cao’s storten – eindejaarspremie (arbeider, bediende)

Het bedrag van de eindejaarspremie is bepaald in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), het arbeidsreglement of het contract. Die premie komt meestal overeen met het loon voor 1 maand, maar de bedrijfsvoorheffing ligt hoger.

De eindejaarspremie staat in verhouding tot het aantal maanden dat de werknemer gewerkt heeft. In sommige sectoren wordt de eindejaarspremie betaald door sectorale fondsen. In dat geval zal het fonds rechtstreeks contact met je opnemen.

Bouwsector: Je jaarlijkse bijdrage voor economische werkloosheid storten

Als je vaak een beroep doet op economische werkloosheid, kan het zijn dat je het volgende jaar een debetbericht krijgt. Je moet dan een bijkomende bijdrage voor economische werkloosheid betalen.

Affichering van de deeltijdse uurroosters is verplicht

Als werkgever moet je de vaste en variabele uurroosters voor je deeltijdse werknemers afficheren. Dit uurrooster moet geafficheerd worden waar de werknemer gewoonlijk werkt en moet het volgende vermelden:

• Zijn identiteit
• De uurroosters
• De handtekeningen voor akkoord van de werkgever en werknemer

Dit fragment kan op papier of elektronisch bewaard worden.

Waarschuw je werknemers

De deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster moeten op voorhand op de hoogte gebracht worden van de prestaties die je van hen verwacht.

De uurroosters moeten 5 werkdagen voordien gecommuniceerd worden met een gedateerd en ondertekend bericht dat deze uurroosters vermeldt.

Bouwsector: Aangifte van Werken (artikel 30bis/30ter)

Er moet een Aangifte van Werken gebeuren voor werken ‘30bis’ die vallen onder de onroerendgoedsector. De aangifte moet gebeuren voordat het werk begint, via de beveiligde onlinedienst Aangifte van Werken.

De Aangifte van Werken is verbonden met de inhoudingsplicht en de hoofdelijke aansprakelijkheid tussen medecontractanten.

Het is de hoofdaannemer van de werken die de aangifte moet doen. Let wel: als jij met een onderaannemer wilt werken, moet je dat aan de hoofdaannemer signaleren.

Bouwsector: Dagelijkse aanwezigheidsregistratie in Checkinatwork

Komen je werknemers tussen op een werf van meer dan 500.000 euro? In dat geval moeten je werknemers elke dag geregistreerd worden.

Meld je aan op de onlinedienst Checkinatwork en registreer de aanwezigheid van je werknemers op hun werkplaatsen.

Horeca (gelegenheidswerknemer, flexi-werknemer, jobstudent): Dagelijkse aanwezigheidsregistratie in Dimona

Je werknemers met arbeiders- of bediendestatuut moeten elke dag geregistreerd worden. Gebruik de onlinedienst Dimona om de begin- en einduren van het werk aan te geven. Op die manier krijg je de vermindering van werkgeversbijdragen voor de horeca.

Horeca (arbeider, bediende): Dagelijkse aanwezigheidsregistratie met de ‘witte kassa’

Je werknemers met arbeiders- of bediendestatuut moeten elke dag geregistreerd worden. Gebruik je geregistreerd kassasysteem (‘witte kassa’) om de begin- en einduren van het werk aan te geven. Op die manier krijg je de vermindering van werkgeversbijdragen voor de horeca.